Travailler autrement
Gestion de projets

Prioriser, ou le syndrome du « Par quoi je commence... ? »

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Lucie Casamitjana
18 / 05 / 2018
Prioriser


Fléau de l'efficacité, de la concentration et du bien être au travail... le syndrome de non ou mauvaise priorisation empêche les collaborateurs des entreprises de mener à bien l’ensemble des projets à charge. Les missions sont nombreuses, variées, plus ou moins stratégiques et ne cessent de s’accumuler. Au milieu de tout ça, il n’est pas simple de se centrer sur ce qui a le plus de valeur à un instant T. 

Ne vous égarez plus ! Certaines méthodes vous permettent de faire la différence entre l’urgence, la priorité, les tâches secondaires et celles pouvant être reportées.

Etablissez une liste des tâches complète 

Libérez vous l'esprit en notant l'ensemble des actions et missions à effectuer. Au fur et à mesure que certaines missions vous sont assignées n'hésitez pas à compléter cette liste. Plus la liste de tâches est complète et plus la priorisation sera exhaustive. Si vous le pouvez, réalisez cette liste avec votre équipe restreinte ou complète. 

Pratiquez l’art de la nuance 

#1 L’urgence 

Sur le moment tout  peut vous paraitre urgent... Mais rassurez vous c'est souvent loin d'être le cas ! Une tâche importante n’a pas forcément de caractère urgent et vice versa. La tâche urgente est celle qui, si elle n’est pas réalisée dans les temps, aura des répercussions sur l’activité des autres collaborateurs et de l’entreprise.

#2 L’importance

L’importance d’une tâche n’est pas dans le respect du délais mais réside dans l’impact stratégique de la mission. Une tâche de forte importance est liée au coeur de l’activité et est nécessaire au bon développement de l’entreprise. Plus la mission est importante, plus vous serez amenés à lui consacrer votre temps et votre énergie. 

#3 L’effort

Mesurer l’effort vous permet de quantifier le niveau de difficulté ou de complexité lié à un projet : combien de personnes sont sur le projet ? Sa réalisation nécessite t’elle une expertise particulière ? Ai-je besoin de monter en compétence ? 

Notez ensuite l’ensemble des ces facteurs de 1 à 5. 5 étant le niveau le plus élevé et 1 le moins élevé. Une fois l’ensemble des missions ou projets « nuancés », vous pourrez évaluer le niveau de priorité du projet en question. Vous l'aurez deviné :) plus l’indice priorité est élevé, plus la mission est prioritaire. 



Urgence
Importance
Effort 
Priorité 
Construire une fusée pour sauver l’humanité d’ici 3026
2
5
5
12
Acheter du liquide vaisselle 
3
2
1
6
Faire un footing 
3
0
4
7
Acheter un cadeau pour la fête des mères le Jour J
5
4
1
10


Des méthodes éprouvées 

#1 La matrice d’Eisenhower 


Proche de la méthode de priorisation présentée plus haut, la matrice d’Eisenhower vous permet de prioriser une tâche en fonction de son caractère urgent et de son importance. Une fois la liste des tâches bien établie, vous n’avez plus qu'à insérer vos projets dans la matrice. 

Gare au « Je ne peux pas classer mes tâches, elles sont toutes urgentes et importantes ». Il suffit parfois de prendre un peu de recul sur la situation afin de se rendre compte que l'ensemble des tâches ne sont pas prioritaires et vitales. >> Importer le processus de gestion des tâches de la matrice d'Eisenhower

#2 La méthode MoSCoW

Au même titre que la matrice d’Eisenhower, la méthode Moscow permet de répartir les missions et tâches en quatre catégories distinctes. Inventée par Day Clegg, elle permet, en répondant à quatre questions simples (à l’origine de l’acronyme MoSCoW), de définir l’importance et le niveau de criticité des actions. Cette méthode est principalement utilisée par les équipes de développement informatique en agile mais peut être appliquée par l’ensemble des métiers souhaitant simplifier leur prises de décisions.

Must have this : Les collaborateurs devront placer dans cette catégorie les tâches qui, si elles ne sont pas effectuées dans les temps, impacteront le projet et par conséquent les activités des autres collaborateurs. Sont à classer dans cette catégorie les projets critiques que les collaborateurs ne pourront pas remettre à demain.

Should have this if at all possible : Dans cette catégorie, on retrouve l’ensemble des projets ayant une véritable valeur ajoutée pour l’entreprise. Ici les projets sont certes importants mais n’ont pas de caractère urgent. Les équipes projets sont en mesure de différer de quelques jours leur execution sans que l’activité et la bonne réussite de la mission ne soient impactées.

Could have this if it does not affect anything else : « Cerise sur le gateau » ! Vous avez des demandes particulières de vos clients ou des idées rapides à mettre en place qui pourraient faire la différence auprès de vos clients ? Rangez les dans cette catégorie. Ces projets n’ont ni un caractère urgent ni un caractère important, mais sont une occasion de vous démarquer de vos concurrents et d’améliorer votre satisfaction client. 


Nouveau call-to-action


Et maintenant ? 

#1 Apprenez à déléguer. 

Si une tâche est urgente elle n’est pas toujours importante. Profitez en pour responsabiliser certains des membres de votre équipe désireux de diversifier leurs missions. 

#2 Mettez en place un groupe de travail. 

Prioriser en équipe les tâches et les missions nécessaires au bon déroulement de l’activité de votre direction. Au delà de la priorisation, profitez en pour demander de l’aide ou solliciter l’expertise de certains membres de votre équipe afin de débloquer les projets critiques. 

#3 Dites stop

Acceptez d’abandonner certains projets si leur mise en place n’a plus d'importance et de valeur ajoutée aujourd'hui.

#4 Mettez en place des méthodes de management visuel

La mise en place d’un outil de management visuel peut vous permettre de garder une vue d’ensemble sur les tâches à effectuer. Pour une gestion de projet simple, utilisez des post-it ou créez un tableau Trello.

Vos projets s’insèrent dans un processus récurrent et ou complexe. Utilisez Bubblz pour digitalisez vos méthodes de travail :

- Créer des étiquettes correspondantes à chacun de vos projets, 

- Utilisez des labels de couleurs pour identifier les niveau de criticité de chacun des projets,

- Assignez des tâches aux membres de l’équipe depuis la plateforme,

- Imputez des dates de fins de projets et recevez des notifications,

- Automatisez les tâches qui peuvent vous faire gagner du temps,

- Sécurisez la bonne execution de vos projets en définissant des scénarios d'avancement de vos projets.








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