Process
Bubblz

Vers une gestion documentaire processée

Lucie Casamitjana
28 / 08 / 2018


Le traitement et l’échange de fichiers, quelque soit leur nature, font partie intégrante de certains projets. Certains documents de part leur récurrence répondent à des besoins et des étapes similaires.

Ces processus peuvent avoir des niveaux de criticité différents en fonction de l’enjeu que ces derniers représentent. C’est pourquoi sécuriser leur traitement est essentiel afin de garantir la bonne production du document et de réduire au maximum le taux d’erreur. 

Les circuits de transmission de l’information suivent des flux internes et externes. Le partage de documents peut concerner à la fois des collaborateurs d’une même équipe, d’autres équipes de l’entreprise, et des parties prenantes externes.

La gestion documentaire processée fait donc face à trois enjeux majeurs :

  • Faciliter la collaboration entre les parties prenantes internes et externes à l’organisation   
  • Sécuriser les canaux de transmission de l’information
  • Réduire le taux d’erreur lié au traitement de l’information


Un workflow documentaire passe par l’exécution d’une série d’étapes telles que :

  • La rédaction d’une première version du document
  • La relecture du document pour correction et amélioration (visualisation en ligne et ajout de commentaires)
  • La mise à jour du document 
  • La validation du document
  • L’envoi du document aux parties prenantes externes et internes


L’ensemble des parties prenantes externes ou internes contribuent directement depuis la plateforme à la finalisation du document. Les processus de gestion documentaire sont propres à chaque entreprise. Ils dépendent des interactions et des flux de communication permettant la bonne exécution de l’activité.

Passer à une gestion processée des documents remet l’objet document au cœur de la stratégie de l’entreprise. Avec Bubblz, passez à une gestion processée de vos documents et :

  • Stockez vos informations en un point d’entrée unique
  • Définissez les scénarios d’avancement et de validation de l’ensemble des documents en cours de production
  • Sécurisez la bonne exécution des étapes de production
  • Gardez une vue d’ensemble sur les activités en cours 
  • Facilitez les échanges d’information avec vos parties prenantes externes en échangeant par le biais de formulaires publics.






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