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Scale-ups, n’attendez plus pour parler process !

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Cindy Da Cruz Goncalves
15 / 06 / 2018
Scaleup


La Scale-up par définition est une jeune entreprise qui connaît une forte croissance, mais qui dit hausse de l’activité dit hausse des effectifs, des parties prenantes, et des interactions. Fini le travail en silo ! Vous n’êtes plus seul face à votre poste de travail pour mener à bien la réussite des projets de votre jeune entreprise.

Pour être certain de prendre le tremplin de la croissance dans de bonnes conditions sans subir les difficultés organisationnelles qui en découlent, n’hésitez pas à commencer à parler process ! Même si le mot apparenté grand groupe peut faire peur et en décourager plus d’un …

La rançon de la croissance

Grandir n’est pas sans risques. Si cette croissance est gage de réussite elle entraine aussi un plus grand travail de gestion des talents, nécessite une adaptation de la gouvernance, et une gestion de son BFR.*

Qu’entend t’on par gestion des talents ?

Les équipes grandissent, il faut recruter vite et bien en faisant attention à protéger sa culture d’entreprise. Une fois ces nouvelles personnes intégrées, il n’est plus possible de fonctionner comme au temps de votre feu vie de startuperVos devrez mettre en place un processus d’intégration afin que ces nombreux talents puissent s’intégrer, comprendre leur périmètre et l’organisation globale de l’entreprise pour être efficace rapidement.

Qu’entend t’on par gestion du BFR ?

Vos besoins changent, l’argent rentre mais les dépenses affluent. Il vous faut comprendre les nouveaux besoins de votre entreprise pour pouvoir anticiper les entrées et sorties d’argent et sans perdre pied.

Qu’entend t’on par adaptation de la gouvernance ?

Bien grandir c’est aussi savoir s’entourer. Professionnalisez votre conseil d’administration, faites appel à des experts, des dirigeants expérimentés qui vous guiderons dans cette nouvelle phase de développementIl vous faudra aussi adapter votre organisation et votre équipe dirigeante pour maintenir votre culture d’entreprise et activer différents leviers de croissance.

A quoi sont dûs ces trois risques, véritables épées de Damoclès de la scale-up 

  • Mon entreprise manque de dynamisme ? On ne prend pas des décisions assez rapidement et on a du mal à s’ajuster ou se réajuster dans ce nouveau contexte.
  • Mon entreprise manque de structure organisationnelle ? On ne sait pas très bien comment les ressources sont distribuées, comment sont prises les décisions, qui travaille sur quoi, comment ils le font…

N’ayez crainte, la formalisation de vos processus peut vous aider à résoudre ces trois problèmes, puisque ce qu’il vous manque c’est avant tout une structure solide pour avancer sereinement.

Qu’entend t’on par formaliser ses processus ?

« La formalisation des processus métier ? Beurk ! » Non pas d’inquiétude, même si le terme ferait pâlir tous les rêveurs de la silicon Valley, on parle ici de la colonne vertébrale de votre activité. Oui oui, je m’explique :

A quoi ça sert ? 

Formaliser c’est avant tout comprendre comment l’entreprise fonctionne (qui fait quoi et comment) et déterminer les points de dysfonctionnement (ce qui doit être amélioré).

Comment faire ?

Échangez avec vos équipes pour comprendre les interactions, les différentes étapes et tâches effectuées...  Afin d’avoir une idée précise de vos processus avant leur modélisation.

Pour la modélisation, vous pouvez passer par un outil de formalisation style BPMN ou faire appel à un expert et digitaliser l’exécution de vos processus sur Bubblz


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Et si on commençait par un processus de recrutement ?

Qui n’est jamais passé à côté du profil idéal pour cause d’un surplus ou perte de CVs?  Et bien c’est ce qui arrive lorsque la phase d’industrialisation du recrutement n’est pas ou mal formalisée et outillée.

Vous avez besoin de gagner du temps car le recrutement n’est pas au cœur de votre activité ?  Sécuriser l’exécution ce processus ? Centraliser l’information relative aux candidats au même endroit ? Échanger, notifier les candidats simplement ?  Savoir ou en sont les différentes candidatures ? 

Commencez par formaliser votre processus :

  • Identifier les interactions entre les parties prenantes : entre les candidats et la personne en charge du recrutement, la direction qui devra préparer l’arrivée du candidat, l’équipe qui accueillera le candidat…
  • Identifier les tâches avec un potentiel d’automatisation : l’envoi de mail, la récupération d’informations, la prise de rendez-vous, l’analyse de l’activité…
  • Identifier les différents scénarios d’avancements : candidat accepté, candidat refusé, archiver ou supprimer informations des candidats…

Une fois ce processus formalisé vous avez toutes les cartes en main pour commencer à digitaliser l’exécution de ce dernier.

-> Importez gratuitement un processus de recrutement depuis la bibliothèque 


Digitaliser pour simplifier l’exécution

Consultez les différents processus mis à votre disposition sur notre bibliothèque de process. Vous pourrez les personnaliser en fonctions de vos besoins et votre façon de travailler. Vous souhaitez créer votre propre outil sans passer par la bibliothèque ? Construisez votre propre flux de travail en suivant les instructions et conseils de digitalisation.

Les nouvelles pratiques favoriseront les flux d’informations entre les différentes équipes et la gouvernance, et donnera la possibilité aux dirigeants de visualiser des résultats concrets afin de prendre les bonnes décisions en temps réel.

Elles permettront aussi aux collaborateurs de se focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée en automatisant et supprimant les tâches dites chronophages comme les mails à répétition, la recherche de données, le remplissage de fichiers Excel etc....

Une fois structurée, la Scale-up n’est plus seulement dynamique elle acquiert une certaine stabilité qui lui permettra devenir une entreprise agile : à la fois dynamique et flexible.


Alors rappelez-vous, 

« Ce n’est pas le gros qui mange le petit, mais le plus rapide qui avale le plus lent. » Chris Laping

Êtes-vous prêt à formaliser vos processus et à avaler des éléphants ?





Sources :

Les entreprises en hyper croissance, le cabinet d’audit et de conseil KPMG*

The Agility Factor: Building Adaptable Organizations for Superior Performance. Thomas Williams, Christopher Worley & Edward Lawler III

The fast is eating the slow: An interview with former Red Robin's CIO Chris Laping. One2Team. 







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