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Processus, données et performance

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Lucie Casamitjana
07 / 08 / 2018
Processus et performance


Un processus est une succession d’étapes et de tâches répétitives permettant d’atteindre les objectifs définis. Tous les métiers ont des processus spécifiques et ces derniers varient en fonction des entreprises et de leur secteur d’activité.

Formaliser vos processus métier vous permettra de traduire le fonctionnement global de votre entreprise, ses interactions, ses flux, les délais à respecter, ses scénarios d’avancement… Si leur modélisation permet de schématiser les fonctionnements de l’entreprise dans son ensemble, leur bonne exécution permettra de produire un ensemble de données avec lesquelles les acteurs de l’entreprise pourront évaluer la performance de l’activité.



Cartographier le fonctionnement de l’entreprise pour accroître sa performance 

La modélisation permet de décrire en un langage unique et universel de vos méthodes de travail. Généralement au format BMPN la représentation graphique des processus métier permet d’asseoir sur le papier le fonctionnement global de l’entreprise et de le rendre accessible à l’ensemble des acteurs de la société.

#1 Identifier les dysfonctionnements 

Cartographier l’ensemble des processus de l’entreprise est une étape indispensable lors d’une quête de performance. Si conduire ce type de chantier peut s’avérer être une tâche prenante et lourde elle n’en est pas moins stratégique. Comprenez les liens qui unissent les différents départements de l’entreprise. Ce support de travail permettra aux acteurs de l’entreprise de faire une revue critique des pratiques courantes. Certains des dysfonctionnements pourront ainsi être identifiés afin d’envisager une potentielle automatisation (perte de temps, transports, mouvement répétitifs, tâches chronophages et manuelles…). 

#2 Sécuriser les processus critiques et stratégiques 

Profitez en pour identifiez les processus critiques et stratégiques qui composent votre activité. Si la notion de « processus critiques » peut souvent être confondue avec la notion de « processus complexes », les processus critiques sont ceux qui présentent une menace importante pour l’activité. Le management aura préalablement identifié les risques mettant en danger la suivie de l’entreprise en cas de dérives. Les processus stratégiques sont ceux qui sont au cœur du besoin client et qui permettent d’atteindre les objectifs identifiés.  

#3 Favoriser les échanges entre les acteurs 

Pour qu’une entreprise soit performante, l’implication des acteurs qui la composent est essentielle. Ces derniers doivent en comprendre le fonctionnement global mais également connaître les objectifs à atteindre dans le but de la rendre performante. La cartographie des processus métier de l’entreprise favorise ce partage. Veillez cependant à faire le choix d’un système de notation compréhensible de tous. Impliquez les collaborateurs qui exécutent au quotidien le processus au moment de la modélisation, en qualité d’acteur direct du processus ils en connaissent les rouages et en subissent directement les dysfonctionnements.

#4 Allez plus loin en digitalisant leur exécution

Ne vous arrêtez pas en si bon chemin, si la modélisation est importante elle n’est pourtant pas une fin en soi, l’organisation doit maintenant adapter son fonctionnement. La technologie est la meilleure amie de l’optimisation des processus métier. Commencez par les processus critiques et stratégiques de l’entreprise. En digitalisation leur gestion vous pourrez sécuriser leur bonne exécution et garantir une meilleure traçabilité des actions.


Processus métier et indicateurs de performance 

Une fois modélisés et leur exécution digitalisée, les processus métier sont à l’origine de la production de l’ensemble des données d’entreprise. Ces données la plupart du temps quantitatives sont multiples et varient en fonction du type de processus dont il est question. Il peut s’agir de volume de production, de respect des délais, de coûts… La qualité de ces données est essentielle afin de fournir à l’entreprise les clés nécessaires à l’analyse de son activité. Des données erronées et non mises à jour peuvent par ailleurs être synonyme d’une mauvaise gestion de l’activité ou du déroulement perturbé d’un processus.

Au moment même de la formalisation du fonctionnement de l’entreprise, ses acteurs doivent s’accorder sur la définition de critères d’évaluation et de réussite du dit processus métier en se posant les bonnes questions.

Prenons l’exemple d’un processus de Ressources Humaine. Si une entreprise est en pleine phase d’expansion et cherche à recruter rapidement ses talents de demain, l’évaluation de la performance se basera sur le nombre de candidats rencontrés et le nombre de candidats retenus pendant le temps imparti. De tels indicateurs sont pour l’entreprise l’opportunité d’une amélioration continue. En évaluant les données quantitatives des projets du processus concerné, l’entreprise est en capacité de déceler les points d’amélioration et ainsi d’initier changement et optimisation du fonctionnement global de l’entreprise.


Qualité, centralisation et structure des données des processus

Le data management ça vous parle ? Pas besoin de faire parti du système d’information de votre entreprise pour vous sentir concerné par la bonne gestion de vos données métier. En effet la valorisation et la qualité des données est au cœur de la stratégie de l’entreprise. L’exploitation de cette masse de donnée représente une aide à la prise de décision pour l’entreprise. Si la mesure de la qualité dépend bien entendu de l’usage que l’analyste souhaite en faire, l’enjeu pour l’entreprise est d’obtenir en temps réel des données exactes et uniformes pour en déduire des éléments de compréhension et axes d’amélioration.

Une fois les critères de qualité de la donnée définies : un modèle de saisi uniforme (20ème vs XXème), des remontées définies dans le temps et exactes, il s’agit de mettre en place des règles qui garantiront la restitution d’une donnée de qualité. Dans certaines entreprises, des équipes spécialisées se chargent de nettoyer la donnée en se débarrassant des données erronées, dupliquées avant intégration au sein du système d’information.

 


Ce nouveau management de la donnée, également appelé Data Quality Management fournit à l’entreprise en temps réel des données fiables, homogènes, centralisées et disponibles en un point d’entrée unique. Cette méthode simplifie l’analyse de la donnée issue de l’exécution des processus métier. Nourrir les analyses d’une donnée de qualité, centralisée et sous un format structuré facilite leur comparaison et ainsi la déduction d’enseignement utiles à l’entreprise.



Cependant toutes les entreprises ne sont pas en capacité de bénéficier d’une base de donnée en propre contenant l’ensemble des données reportant de l’activité. La plateforme Bubblz en favorisant le pilotage de l’ensemble de l’activité de l’entreprise permet une centralisation de données de qualité. En configurant leur plateforme, les responsables du processus métier définissent les critères de mise en qualité des données. Au cours de l’exécution du processus et donc de la production de données métier, l’ensemble de ces données de production sont mises à jour en temps réel, centralisées et restent accessible sous un format structuré.

Depuis le tableau de bord la plateforme fournit un premier niveau d’analyse de cette donnée en mettant en lumière des indicateurs de performance à partir de valeurs standardisées. Cette gestion de la donnée permet aux responsables de processus, et par conséquent gestionnaire de la donnée métier, de réagir aux dérives et dysfonctionnement en temps réel. La mise à disposition de ces données d’activité favorise la prise de décision et permet une amélioration continue de la performance de l’entreprise.







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