La norme BPMN : la valeur ajoutée de la schématisation.

Hanane Boujarfaoui
24 / 03 / 2021


Le BPMN (Business Process Model and Notation) est un langage concret qui a été spécialement conçu en fonction des besoin métiers. Ce langage reprend une terminologie que les métiers connaissent bien.

Un des avantages du BPMN est la communication, il permet aux développeurs, chefs de projets et métier de parler un langage unique et commun. Ainsi l’ensemble des acteurs impliqué dans le projet sont en capacité de comprendre ce système de modélisation.

Il permet d’unifier les pratiques et les langages utilisés au sein de l’entreprise. Ainsi il peut couvrir un large spectre de l’activité de l’entreprise en modélisant les processus métiers, les macros processus, les procédures opérationnelles mais encore les processus informatiques.

Aujourd’hui, plusieurs manières existent de schématiser votre processus :

  • La création de digramme de flux avec le graphique SmartArt sur Word ou powerpoint, ça permet d’illustrer les étapes d’un processus. La schématisation est assez simple, mais malheureusement incomplète. On retrouve seulement les liens entre les étapes, mais en aucun cas les interactions entre les collaborateurs sont représentés ni les actions telles que l’envoi d’email, l’envoi ou la réception de fichiers, etc…


  • La notation UML permet d’illustrer visuellement le développement spécifique à effectuer : son fonctionnement global, sa mise en route et les actions susceptibles d’être engendrées par le développement. La schématisation et très complexe et nécessite beaucoup de temps. Il s’agit seulement d’une modélisation des besoins. Malheureusement, les étapes, les interactions, les actions etc… ne sont pas pris en compte dans cette schématisation.

 

  • Le BPMN est outil de modélisation fonctionnelle complet, simple et intuitif. Bubblz opte pour le BPMN, la meilleure manière de schématiser le processus du client, en étant sûr d’avoir tout représenté. Le BPMN permet de modéliser et de repenser l’organisation dans son ensemble, dans un langage unique et compréhensible de tous, ça ne nécessite pas beaucoup de temps et c’est très simple. En 30 minutes, il est possible de boucler la schématisation de votre processus.


Pour être sûr de modéliser un processus qui représente bien la réalité, Bubblz propose un atelier de schématisation de vos processus en BPMN. L’atelier se déroule comme suit :



Bubblz: Bonjour Eva. Est-ce que vous pouvez me parler de votre processus de création de contenu ?

Eva: Bien sûr ! C’est assez simple, j’ai pour responsabilité de produire tous les contenus relatifs à la communication pour l’entreprise.


Bubblz: Il va falloir nous en dire un peu plus ;) Est-ce que vous pouvez nous expliquer qui sont les collaborateurs, à quel moment ils interviennent etc…

Eva: Ah oui je comprends ! (Rire). Alors pour commencer le métier nous fais une demande. Si elle est complète je l’envoie à mon équipe, si non je demande au métier de modifier. Mon équipe créé le contenu, que je valide ensuite ou renvoi pour modifications. Ensuite on livre le client interne.




Bubblz: Nous y voyons un peu plus clair. Je suppose que vous recevez/envoyez des emails également. Pouvez-vous nous dire où ?
Eva: En effet c’est plus clair. Pour les emails c’est assez facile, partout ! Lors de nos échanges avec le client interne, avec mes équipes…


Bubblz: Vous nous aviez mentionné au téléphone que vous aviez du mal à respecter vos « deadlines ». Est-ce que vous avez de la visibilité sur le temps que doit prendre telle tâche ?

Eva: Pour être honnête c’est assez variable et on n’a pas attribué de temps précis. C’est peut-être pour ça que nous sommes tout le temps en retard… Basé sur votre expérience est-ce que vous pourriez m’aider à standardiser ça ?



Bubblz:  Maintenant nous avons vos tâches, vos notifications emails et vos alertes. Est-ce que vous pouvez m’en dire un peu plus sur les informations attendues par les parties-prenantes afin de pouvoir travailler facilement ?

Eva: Ne m’en parlez pas, il nous manque toujours quelque chose ! Pour commencer, les métiers doivent nous envoyer une description du contenu que l’on doit créer, et son format. Ensuite je dois donner un brief au créateur du contenu, qui doit ensuite m’envoyer son contenu. Si je demande des modifications, il m’arrive d’oublier de les envoyer…




Bubblz:  On approche du but ! Un dernier point, la fin du processus. Je serai surpris si, une fois qu’un client interne est livré, vous n’aviez pas autre chose à faire, une tâche administrative ou autre. 

Eva: Mais oui ! J’avais complètement oublié. Je dois envoyer le relevé d’heure à la compta pour qu’il y ait une re-facturation en interne. J’oublie tout le temps et, tous les trimestres (ça devrait être dès qu’un contenu est terminé), j’envoie un gros récapitulatif à la compta qui passé 2 journées complètes à tout traiter.


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