Faire la différence entre la gestion de tâches et la gestion de processus ?

Hanane Boujarfaoui
08 / 03 / 2021


Un projet est un effort temporaire collectif ou individuel caractérisé par un début et une fin. Sa bonne exécution permet d’atteindre un résultat particulier, de créer un produit ou bien de fournir un service unique.

La gestion de projet permet d’atteindre un objectif particulier en menant à bien, planifiant et en vérifiant la bonne exécution des tâches. Les méthodologies de gestion de projet diffèrent d’un projet à l’autre, il s’agit avant tout de créer une feuille de route adaptée à l’achèvement du produit prenant en compte les spécificités de ce dernier. Deux cas de figures se présentent :

1. Gestion de tâches:

 Nous gérons quotidiennement des tâches diverses et variées, certaines sont planifiées, d’autres sont traitées dans la foulée et d’autres encore sont oubliées ou reportées au lendemain.

La gestion de tâches est une gestion qui diffère d’une tâche à une autre ou d’un projet à un autre. Les tâches ne sont pas forcément liées entre elles et il n’y a pas de récurrences.

Prenons un exemple très simple de gestion de tâches : vous voulez créer votre entreprise prochainement, et pour mener à bien ce lancement de multiples tâches sont à effectuer. Certains sont partisans du duo Papier + stylo, d’autres sont plus à l’aise sur le numérique mais le concept reste le même.

Vous allez mettre en place une liste de tâches à valider pour arriver à votre objectif final : la création d’entreprise.

Il faut réaliser un business plan, s’occuper du volet administratif et légal, trouver des financements, s’occuper des ressources humaines, etc… Certaines tâches doivent être gérées parallèlement, d’autres sont à prioriser.

Dans ce cas, l’organisation et la planification sont les maitres mots. Il est donc primordial de bien structurer ses tâches pour une gestion optimale.

Une fois que vous aurez trouvé votre financement, vous pourrez cocher la tâche concernée. Une autre tâche sera validé lorsque vous aurez réglé le volet administratif et ainsi de suite jusqu’à l’achèvement de toutes les tâches.

Vous saurez précisément ce que vous avez fait et ce qu’il vous reste. La gestion de tâches va vous permettre de suivre de plus près la progression et l’état d’avancement de vos tâches pour ne pas perdre de vue votre objectif final. Alors ... comment bien gérer vos tâches ?



Bubblz vous permet de gérer vos tâches de manière automatisée pour optimiser votre gestion, réduire votre taux d’erreur, vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel et faciliter vos échanges avec les intervenants/parties prenantes si besoin.



2. Gestion de processus:

Un processus est par définition un enchainement de faits, dans votre cas un enchainement de tâches récurrentes. La gestion de processus représente une gestion identique de tous vos projets. Vos différents projets vont passer par les mêmes étapes, mêmes scénarios, et plus ou moins les mêmes interactions avec les mêmes collaborateurs.Sans respect de ces différentes étapes, on ne peut pas garantir que le projet aura la finalité attendue.

Prenons l’exemple du processus de recrutement :

Étape 1 : elle correspond à une analyse des CV. Vous pouvez accepter ou refuser chaque des CV :

- En cas de refus, un email est automatiquement envoyé au candidat pour lui indiquer votre décision.
- En cas d'acceptation, le dossier passe à l'étape de l'entretien téléphonique.

Étape 2 : L’entretien téléphonique vous permet de discuter avec le candidat afin de savoir si son profil vous intéresse et si celui-ci continuera au sein du processus ou non.
- Si vous ne souhaitez pas continuer avec ce candidat, un email lui est automatiquement envoyé afin de lui communiquer votre décision;
- Si vous souhaitez continuer avec ce candidat, il vous suffit de prendre un rendez-vous directement par téléphone, d'inscrire la date, l'horaire et le lieu à travers la plateforme. Un email de confirmation du rendez-vous sera envoyé automatiquement au candidat.

Étape 3 et 4 : Suite au rendez-vous téléphonique, les rendez-vous physiques avec le candidat ont lieu. Cette étape fonctionne de la même manière que la précédente :
- Si vous ne souhaitez pas continuer avec ce candidat, un email lui est automatiquement envoyé afin de lui communiquer votre décision;
- Si vous souhaitez continuer avec ce candidat, convenez du prochain rendez-vous, inscrivez la date, l'horaire et le lieu sur la plateforme.
Un email de confirmation lui sera envoyé automatiquement avec les informations requises.
Pour finir, si le candidat a été retenu, vous n'aurez plus qu'à établir toutes les démarches administratives nécessaires à son embauche.

Pour une bonne gestion de votre processus, il est très important de bien modéliser votre processus. Pour ce faire, différentes méthodes existent : nous vous conseillons de le cartographier à la norme BPMN.

Modélisation BPMN du processus de recrutement sur Bubblz

Une fois votre processus schématisé, Bubblz vous permet de configurer un processus complètement adapté à vos besoins et à vos méthodes de travail.

Il suffit de définir les scénarios qui conditionneront les mouvements de vos projets au sein du processus. Lors de la validation d’une étape, vous avez le choix entre un ou plusieurs scénarios : par exemple : Validation du CV ou Refus --> Les actions configurées se déclencheront automatiquement : Envoi d’email de validation si le CV est validé ou Envoi d’un mail de refus si le CV est refusé.

La plateforme Bubblz, c’est une sécurisation de votre processus, une meilleure centralisation et pilotage, une configuration no-code et une plateforme 100% française.



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