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Comptabilité

Gestion des avances sur frais : par où commencer ?

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Cindy Da Cruz Goncalves
30 / 07 / 2018
Avance sur frais


En fonction des postes et des missions à charge, l’avance sur frais professionnels est incontournable pour qu’un collaborateur puisse couvrir les divers frais logistiques induits sans impacter son budget personnel. Employeur et employé doivent trouver un processus de gestion des avances sur frais efficace.

Si elle permet une gestion plus pratique des dépenses professionnelles, l’avance sur frais n’est une obligation pour l’entreprise que si elle figure sur la convention collective ou que celle-ci est prévue par l’accord d’entreprise. Certaines préfèrent rembourser leurs collaborateurs au fur et à mesure de leurs dépenses. Ces avances peuvent être ponctuelle ou permanente. Ponctuellement l’entreprise peut estimer les dépenses dues à une mission professionnelle et virer une certaine somme sur le compte du collaborateur occasionnellement. Le collaborateur devra présenter des justificatifs de frais pour ajuster la somme à rembourser. L’avance permanente est négociée à l’embauche. Chaque mois, le salarié reçoit un montant lui permettant de couvrir ses dépenses en plus de son salaire. Il devra tout de même fournir chaque mois des justificatifs pour ajuster la somme.


Trouvez des alternatives

 Les avances sur frais se raréfient et ne sont pas toujours tolérées en entreprise. Afin de simplifier le processus comptable et d’aider salariés et employeurs à faire face à ces dépenses, certaines alternatives existent. Les cartes d’affaires à débit différé sont souscrites par l’entreprise mais rattachées au compte bancaire d’un salarié. Le débit différé permettra à l’entreprise de traiter et de rembourser les notes de frais avant que le montant des transactions ne soit débité sur le compte associé. Les cartes carburant permettent également aux sociétés de restreindre certaines dépenses à certains types de fournisseurs :

Elle permettra au salarié de régler ses frais d’essence, de péage voire d’entretien du véhicule d’entreprise lors de ces déplacements.


 Mettez-en place un processus de gestion des avances sur frais

Pour faciliter le traitement et le suivi des avances, formalisez et digitalisez les différentes étapes nécessaires à cette gestion comptable.

  • Automatisez la collecte et la centralisation des justificatifs de dépenses au sein de la plateforme,
  • Fluidifiez le processus de validation des demandes d’avance de frais,
  • Soyez notifiés des demandes de traitement et des demandes de remboursements,
  • Dématérialisez vos processus comptables et sécurisez leur bonne exécution,  
  • Facilitez le contrôle des dépenses de vos collaborateurs. En cas de dépassement vous avez la possibilité d’automatiser l’envoi de mail directement depuis la plateforme.

>> Importez gratuitement un processus qui vous aidera dans la gestions des demandes d'avances sur frais







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