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7 bonnes raisons de collaborer efficacement sur Bubblz

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Lucie Casamitjana
20 / 06 / 2018
Collaboration


La collaboration est clé quand il est question de gestion de projet. Si une collaboration efficace vous permettra de soulever des montagnes, une mauvaise communication et un mauvais partage entre les équipes peut au contraire remettre en question la réalisation des missions à charge. A l’échelle d’une petite entreprise, cette collaboration est induite et naturelle. Les membres de chacun des projets échangent naturellement et quotidiennement sur leur bon avancement sans que cela ne devienne pesant. Dès que le nombre de collaborateurs ou le nombre de parties prenantes sur un projet augmente, la collaboration peut rapidement tourner au cauchemar... Tout le monde à son mot à dire, les valideurs se multiplient, la répartition des tâches n’est pas optimisée, certaines missions ne sont pas effectuées ou sont mal effectuées par manque de clarté sur qui fait quoi…

Bubblz a développé 8 fonctionnalités pour une collaboration des plus optimales en ce qui concerne la gestion de vos processus récurrents. Vous en avez définitivement terminé avec le « Mais si rappelle toi, je t’ai envoyé un mail il y a 15 jours ».


Gérer les permissions de chacun 

Sur Bubblz, l’ensemble des membres d’une même équipe font parti de la même organisation. Cette organisation rassemble l’ensemble des processus récurrents de l’équipe en question. Pour une équipe RH, on retrouvera par exemple un processus de Cooptation, un processus de recrutement classique, un processus de gestion des entretiens annuels, et un processus de demande de formation. Tous les membres d’une même équipe ne travaillent pas sur tous les projets et n’ont donc pas besoin d’être pollué avec une information qui ne leur sera pas nécessaire. C’est pourquoi Bubblz met à la disposition de chacun des membres d’une organisation un tableau de bord personnalisé. L’administrateur de l’organisation, bien souvent le manager ou responsable de service, gardera une vue d’ensemble tout en définissant les droits d’accès de son équipe.


Sécuriser les processus de validation

Il arrive que les processus de validation complexifient la collaboration entre les équipes. « Je ne peux pas avancer si ces éléments là ne sont pas validés »… « J’attends son GO pour publier »… Ces points de frictions réduisent la performance des équipes quelque soit leur activité. Bubblz permet aux différents workflow d’une même organisation de communiquer entre eux pour plus de fluidité. Vous êtes en charge de la communication et attendez que votre manager valide avant publication ? Une fois l’étape de rédaction terminée et l’article chargé sur la plateforme, cliquez sur le bouton action. Le projet s’insérera dans une étape « En attente de validation » de votre workflow mais aussi dans l’étape « A valider » de votre manager. Une fois l’article validé par ce dernier vous serez notifié de l’avancement de l’étiquette à l’étape suivante.


Garder une vue d’ensemble 

Si la réunion de 4 heures du lundi matin vous permet de faire le point sur le bon avancement des projets dont chacun des membres de l’équipe à la charge, c’est aujourd’hui révolu. Le manager dispose d’un accès à tous les tableaux de bord de ses équipes afin de garder une vue d’ensemble sur les projets en cours. Depuis son tableau de bord, il dispose en temps réels d’indicateurs sur l’activité de son service.


Nouveau call-to-action



Interagir depuis la plateforme 

Chacune des étiquettes dispose d’un champ de commentaires propre au projet. Les différents membres collaborant sur un même projet peuvent ainsi garder une trace de leurs échanges et / ou préciser certains éléments.

Vous souhaitez notifier une personne du bon avancement d’un projet ou lui signaler que certains éléments sont manquants pour le finaliser. Vous avez la possibilité d’automatiser ou de semi automatiser l’envoi d’emails depuis le workflow de votre application. Ne perdez plus de temps !


Assigner des projets et tâches 

Vous manquez de visibilité sur qui est en charge de quoi et avez besoin de déléguer certaines missions sans trop de contraintes ? Depuis Bubblz, vous avez la possibilité d’assigner des projets et des tâches à vos différents collaborateurs. Le membre de l’équipe en question est automatiquement notifié de la mission à prendre en charge et des délais à respecter.  Une fois sur son workflow, il retrouve le projet en question et les informations associées pour sa bonne exécution. Pour plus de visualisation, la photo de l’utilisateur s’affiche directement sur l’étiquette projet.


Partage et stockage de fichiers intelligent 

Partagez des documents : Vous n’en pouvez plus des WeTransfer qui expirent et des fichiers qui se baladent anarchiquement sur le bureau de l’ordinateur ? Ça tombe bien nous non plus ! C’est pourquoi nous permettons à nos utilisateurs de mettre en ligne et de centraliser les fichiers relatifs à un projet.


Echanger avec l’externe 

Parce que la gestion de certains de vos projets nécessite parfois de collaborer avec des personnes qui ne font pas parti de votre équipe, Bubblz vous donne la possibilité de fluidifier vos interactions avec vos clients, prestataires, candidats ou fournisseurs de façon efficace ! Rassurez-vous ces parties prenantes externes n’auront pas accès aux données de votre processus.







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